Dicas para organizar reuniões de equipa mais eficientes

Publicado pela Fed Finance em Conselhos de emprego
22/11/2021
Dicas para organizar reuniões de equipa mais eficientes

Quando se trata de organizar uma reunião de trabalho, existem algumas coisas que você deve levar em consideração. Primeiro, defina o objetivo da reunião. É para discutir um projeto específico? Ou apenas para trocar ideias sobre um assunto geral? Segundo, escolha o melhor momento para a reunião. Deve acontecer depois do almoço, quando as pessoas estão descansadas? Ou de manhã, quando ainda estão energeticas?

A gestão de tempo é essencial para a produtividade da empresa e o planeamento é fundamental. Para ter reuniões eficientes e saudáveis, siga algumas das estratégias que se seguem. Primeiro que tudo faça a pergunta: “Esta reunião é necessária?”. Se a resposta for “sim”, saiba que as reuniões eficazes necessitam do seguinte:

  • Planeamento;
  • Gestão do tempo e das pessoas durante a reunião;
  • Boa conclusão. Definição dos passos seguintes.

Preparação

O mais importante! Todos já tivemos a experiência, pelo menos uma vez, de participarmos numa reunião sem preparação. É realmente um problema.

Depois de determinar o objetivo e o momento adequados, é hora de pensar no local. Uma sala de conferências pode ser uma boa opção, mas se o objetivo for discutir um projeto específico, é melhor se reunir na oficina do projeto. 

Esteja preparado: marque uma hora, convide colegas, reserve uma sala ou envie o link para a chamada, caso seja uma reunião online.

Também é importante levar em conta o número de pessoas que participarão da reunião. Se for grande, uma sala de conferências pode não ser adequada.

Partilhe a lista de tópicos a debater antes da reunião, juntamente com eventuais documentos a ler ou materiais a preparar. O principal objetivo é que todos saibam porque estão na reunião e o que devem fazer. Defina quais são as prioridades, objetivos e os resultados a alcançar.
Nunca vá para uma reunião com os tópicos na sua cabeça, pois pode não se lembrar de todos os assuntos necessários. Todas as reuniões devem começar pela definição dos objetivos que se
pretendem atingir.
Envie a ordem de trabalhos da reunião para que todos os participantes se possam preparar e organizar da melhor forma.

Finalmente, é preciso preparar os materiais que serão utilizados durante a reunião. Isso inclui os apresentadores de slides, materiais de referência, listas de discussão e qualquer outro documento relevante. Tudo deve estar organizado de forma a facilitar a discussão.

Estabelecer limites, e respeitá-los!
Estabelecer um limite de tempo, o número de participantes e os tópicos discutidos. Tempo é dinheiro, por isso não o desperdice.
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Pauta

A pauta é um documento que lista os assuntos a serem discutidos na reunião. Ela deve ser preparada com antecedência, de forma a garantir a participação de todos os participantes. A pauta deve incluir:

-Título -Resumo dos assuntos a serem discutidos -Ordem de apresentação -Estrutura para anotações

Título O título da pauta deve ser explícito e representar o assunto da reunião.

Resumo dos assuntos a serem discutidos Neste campo, é importante listar os assuntos a serem discutidos na reunião, de forma a garantir que todos os participantes estejam preparados para o evento.

Ordem de apresentação É necessário que os participantes da reunião saibam qual é a ordem de apresentação dos assuntos.

Estrutura para anotações A estrutura para anotações é um espaço para que os participantes da reunião anotem as ideias geradas durante o evento.

Temas a serem discutidos na reunião

-Abertura -Apresentação da pauta -Discussão dos temas -Encerramento

Abertura Na abertura, o responsável pela reunião deve apresentar a pauta aos participantes.

Apresentação da pauta Neste momento, o responsável pela reunião deve apresentar os assuntos a serem discutidos.

Discussão dos temas Durante a discussão dos temas, é importante que todos os participantes estejam atentos e tenham a oportunidade de contribuir para o debate.

Encerramento Na encerramento, é necessário que os participantes da reunião deem um parecer sobre os assuntos discutidos.

Atribuir papéis às pessoas
Ninguém deve ser passivo durante uma reunião. 

Durante a reunião, é importante que todos participem e que os pontos de vista sejam ouvidos. Não se esqueça de tomar notas para que as decisões possam ser facilmente implementadas depois. Ao final da reunião, convide as pessoas a seguirem as recomendações tomadas e agradeça a participação de todos

Dê papéis a todos: apresentar algo, tomar notas para partilhar, definir um responsável pela gestão de tempo, verificar o tempo permitido por tópicos, elaborar a ata, entre outras possíveis tarefas.
Certifique-se de não convida ninguém que não seja necessário para a reunião em questão. Os horários são apertados e cada minuto do nosso dia de trabalho é valioso! Devem apenas estar presentes todas as pessoas que tenham impacto na reunião. Quem não for necessário na reunião, mas que importa ter conhecimento sobre a mesma, deverá apenas receber a ata.

Uma sugestão útil: designe uma pessoa para tirar todas as notas da reunião. Essa mesma pessoa deve, após a reunião, organizar toda a informação e enviá-la para todos os participantes.
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Estabelecer regras
Para limitar as interferências, deve-se estabelecer regras e respeitá-las.
A mais importante é a calendarização: se a reunião tem uma determinada hora de início e fim, respeite-a. Estabeleça a cultura da pontualidade. Estipule não só a hora de início, mas também a duração e a hora em que esta terminará. As pessoas devem chegar e sair a horas. Pode ser negado o acesso a pessoas que chegam atrasadas para aumentar a fluidez da discussão. Assim irá estimular a pontualidade de todos os participantes.
Também se pode restringir os dispositivos: tente implementar uma regra de não usar telefone / SMS durante a reunião.


Leve tempo a terminar
A conclusão da reunião é importante: deve guardar pelo menos 2-3 min. Essa conclusão vai muito além do simples encerramento formal do encontro.
Uma boa conclusão inclui: um breve resumo de tudo o que foi discutido e das decisões tomadas, os próximos passos a seguir após a reunião (envio do sumário ou ata aos participantes na reunião, indicação das tarefas e trabalho a fazer para a próxima reunião, atribuição de funções às pessoas corretas, medição futura dos resultados de determinada ação que tenha sido decidida, etc.). Isso também fortalece o compromisso da equipe com os resultados esperados, analisados na reunião.
Não se esqueça de permitir também um tempo para perguntas. Uma reunião é inútil se não tiver propósito. Acima de tudo, tenha em consideração se é mesmo necessária a realização de uma reunião, ou se o assunto poderia ser resolvido com uma troca de e-mails ou com um telefonema. Caso seja mesmo necessário realizar uma reunião, siga as dicas Fed Finance.

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