Dicas para organizar reuniões de equipa mais eficientes

Publicado pela Fed Finance em Conselhos de emprego
22/11/2021
Dicas para organizar reuniões de equipa mais eficientes
A gestão de tempo é essencial para a produtividade da empresa e o planeamento é fundamental. Para ter reuniões eficientes e saudáveis, siga algumas das estratégias que se seguem. Primeiro que tudo faça a pergunta: “Esta reunião é necessária?”. Se a resposta for “sim”, saiba que as reuniões eficazes necessitam do seguinte: Planeamento;Gestão do tempo e das pessoas durante a reunião;Boa conclusão. Definição dos passos seguintes.

Preparação

O mais importante! Todos já tivemos a experiência, pelo menos uma vez, de participarmos numa reunião sem preparação. É realmente um problema.
Esteja preparado: marque uma hora, convide colegas, reserve uma sala ou envie o link para a chamada, caso seja uma reunião online.
Partilhe a lista de tópicos a debater antes da reunião, juntamente com eventuais documentos a ler ou materiais a preparar. O principal objetivo é que todos saibam porque estão na reunião e o que devem fazer. Defina quais são as prioridades, objetivos e os resultados a alcançar.
Nunca vá para uma reunião com os tópicos na sua cabeça, pois pode não se lembrar de todos os assuntos necessários. Todas as reuniões devem começar pela definição dos objetivos que se
pretendem atingir.
Envie a ordem de trabalhos da reunião para que todos os participantes se possam preparar e organizar da melhor forma.

Estabelecer limites, e respeitá-los!
Estabelecer um limite de tempo, o número de participantes e os tópicos discutidos. Tempo é dinheiro, por isso não o desperdice.
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Atribuir papéis às pessoas
Ninguém deve ser passivo durante uma reunião. 

Dê papéis a todos: apresentar algo, tomar notas para partilhar, definir um responsável pela gestão de tempo, verificar o tempo permitido por tópicos, elaborar a ata, entre outras possíveis tarefas.
Certifique-se de não convida ninguém que não seja necessário para a reunião em questão. Os horários são apertados e cada minuto do nosso dia de trabalho é valioso! Devem apenas estar presentes todas as pessoas que tenham impacto na reunião. Quem não for necessário na reunião, mas que importa ter conhecimento sobre a mesma, deverá apenas receber a ata.

Uma sugestão útil: designe uma pessoa para tirar todas as notas da reunião. Essa mesma pessoa deve, após a reunião, organizar toda a informação e enviá-la para todos os participantes.
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Estabelecer regras
Para limitar as interferências, deve-se estabelecer regras e respeitá-las.
A mais importante é a calendarização: se a reunião tem uma determinada hora de início e fim, respeite-a. Estabeleça a cultura da pontualidade. Estipule não só a hora de início, mas também a duração e a hora em que esta terminará. As pessoas devem chegar e sair a horas. Pode ser negado o acesso a pessoas que chegam atrasadas para aumentar a fluidez da discussão. Assim irá estimular a pontualidade de todos os participantes.
Também se pode restringir os dispositivos: tente implementar uma regra de não usar telefone / SMS durante a reunião.


Leve tempo a terminar
A conclusão da reunião é importante: deve guardar pelo menos 2-3 min. Essa conclusão vai muito além do simples encerramento formal do encontro.
Uma boa conclusão inclui: um breve resumo de tudo o que foi discutido e das decisões tomadas, os próximos passos a seguir após a reunião (envio do sumário ou ata aos participantes na reunião, indicação das tarefas e trabalho a fazer para a próxima reunião, atribuição de funções às pessoas corretas, medição futura dos resultados de determinada ação que tenha sido decidida, etc.). Isso também fortalece o compromisso da equipe com os resultados esperados, analisados na reunião.
Não se esqueça de permitir também um tempo para perguntas. Uma reunião é inútil se não tiver propósito. Acima de tudo, tenha em consideração se é mesmo necessária a realização de uma reunião, ou se o assunto poderia ser resolvido com uma troca de e-mails ou com um telefonema. Caso seja mesmo necessário realizar uma reunião, siga as dicas Fed Finance.

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